宛名出力で行っているデータ処理について

宛名印刷

こんにちは、宛名出力の取り扱いを行っているアツシです。

倉田日東社の業務内容の一つに、年賀状や挨拶状等の宛名出力があります。

今回は弊社で行っている宛名出力の進め方をご紹介致します。

宛名データの生成までの流れ

宛名出力って一つ一つ調整しようとすると意外と面倒で根気のいる作業が多いのが実情です。

頂いた宛名データをそのままレイアウトに当てはめると、半角・全角文字等によって正しく表示されなかったりします。

見本のレイアウトを作っても

  • 住所の表現がバラバラ(数字と漢数字の混在など)
  • 宛先によって会社名、氏名の長さが変わる
  • 2列取りの住所、部署名
  • 役職がある人もいればない人もいる

等様々なパターンがあるため、うまくいかない事があります。

仮にレイアウト通りに当てはめてみても、見栄えが悪いものとなってしまいます。

そこで弊社ではいくつかの工程を行うことで、見栄えのいい宛名を作成しています。

  1. 宛名データの整理
  2. レイアウトパターンの作成
  3. 各データの正規表現の割り当て

それぞれの項目について順にご説明致します。

また、弊社ではデータ整理には Excel VBA ,レイアウト作成および出力には InDesign を使用しております。

1.宛名データの整理

弊社では宛名データを Excel データ形式でご用意して頂いております。

この宛名データを InDesign のレイアウトに組み込める形に統一化させます。

宛名データには

  • 氏名
  • 敬称
  • 宛先住所
  • 郵便番号

等がありますが、InDesign でデータを流し込むにはそれぞれの表記を整理しています。

データ整理をあらかじめ行うことでレイアウトを組んだ際のズレ等を解消します。

ここで、データ整理を行うためにExcel VBAを使って整理しております。

また、宛先データの整理については別記事を用意しております。

2.レイアウトパターンの作成

整理されたデータを使って宛名データのレイアウトパターンを作成します。

宛名に乗せる情報が多い場合、1つのパターンですべてを網羅すると見栄えが悪くなるため、いくつかのレイアウトパターンを作成する場合もあります。

InDesignを使って各データの位置と大きさ等を見栄えのいい形に調整します。

3.各データの正規表現の割り当て

InDesignで各データのレイアウトを組んだ後は正規表現の割り当てを行います。

InDesignでは特定の文字または文字数の条件に対して、字間やフォントサイズ等を自動で割り当てる正規表現があります。

正規表現については別記事にてご紹介致しますので、そちらをご参照ください。

弊社では正規表現を用いて様々なパターンの宛名データのレイアウト調整を行っております。

まとめ

今回は弊社の業務の一つである、宛名出力についてご紹介致しました。

手動で調整しなければならない箇所がどうしてもありますが、極力自動で行える単純作業はマクロやツール等を活用すると効率がアップします。

皆様にも真似できる箇所がいくつかあると思いますので、ぜひ活用してみてください。

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アツシ