挨拶状や年賀状の宛名印刷を行う際のデータ入稿で気を付けたいこと

宛名見本レイアウト

こんにちは。

今回は会社の挨拶状、年賀状等で取り扱う宛名印刷で使用する宛名データに関する内容をご紹介いたします。

宛名印刷を行うには印刷する宛名データが必要となります。

しかし、宛名データが統一された書式でないと印刷時に修正することとなり、面倒になります。

今回は宛名データ作成の際に気を付けて頂きたいこと、そして知っていると役立つことをご紹介いたします。

作成する際に役立てていただけると嬉しいです。

また、今回は Excel を使った宛名データの作成で考えたいと思います。

宛名データとは?

宛名データとは宛名印刷をする際に必要となるもので、具体的には

送り先の住所や郵便番号、氏名等の情報が列挙されているもののことを指します。

住所録と同じですね。

宛名データに必要な項目

宛名データを作る際、以下の項目を用意します。
(項目によっては入れない物もあります。)

  • グループ会社名(個人の場合は会社名や部署名)
  • 会社名(個人の場合は氏名)
  • 住所
  • 郵便番号
  • 役職
  • 敬称(御中または様など)

これを宛名データとして用意すると以下のようになります。

(データ自体には加工を施しています。ご了承ください。)

宛名データ参考例

宛名データの入力は、手動だったり、以前の宛名データ(住所録)から必要項目をコピー&ペースト等で行っていると思います。

すると宛名データの書き方が宛先によってバラバラな形式になってしまいます。

このまま印刷レイアウトに組み込もうとすると、統一感のない印刷データとなります。

そのため、宛名データを収集した後、入力形式を統一させ整理することが大事です。

では、具体的にどの様な個所を修正すべきでしょうか?

宛名データを統一させる際に留意すべき箇所

宛名データを統一させる際、それぞれの項目での確認・修正が必要となります。

会社名・氏名の場合

・姓と名の間にスペースがあるか

・全角スペースのデータと半角スペースのデータが混在していないか

住所の場合

住所の場合、一行だと長すぎるため

住所1

住所2

といった形で2行に分けている場合があるかと思います。

住所欄で確認が必要な箇所は以下の通りです。

  • 共通事項

・ハイフン(「ー」や「-」等)がいくつかの種類で混在していないか

・改行が入っていないか

改行があるかを見るためには、一度テキストエディタにすべてのデータを貼り付けてみるのがわかりやすいかと思います。

余計な個所に改行コードが入っていると、その部分だけ短い行となっています。

  • 縦書きの場合

・漢数字となっているか(全角数字よりも見栄えが良いため推奨)

・アルファベットやカタカナが全角文字となっているか(半角文字だと向きが合わないため)

宛名データの修正に便利な機能

Excelで修正を行う際置換機能を活用すれば多くの宛名データでも変換できます。

Excel の置換機能の使い方は Ctrl+F で検索が行えます。

また、テキストエディタによっては半角スペース/全角スペースの違いが分かりやすく表示されますので、こちらを活用するもの手だと思います。

Excel ファイルをテキストエディタで開く(Excel ファイルをテキストエディタのアイコンにドラッグ&ドロップ)とテキストエディタ上でも確認&編集ができるかと思います。

その他、弊社では Excel VBA でツールを作成し、複数の項目の置換作業を自動で行っております。

まとめ

今回は宛名印刷時のデータ入稿で気を付けるべきポイントを紹介しました。

まとめると、

  • 半角と全角の混在をなくす
  • 縦書きであれば漢数字に置換
  • Excel やテキストエディタで置換処理を行うと簡単に統一可能

という事です。

データ入稿時に宛名データが整理されていれば、印刷レイアウト時にも滞りなく進められるので予め整理しておきましょう。

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